社内文書【by北村宣晃(師父親鸞)】
こんにちは、北村宣晃（師父親鸞）です。
今回は「社内文書」の作法について書いていきたいと思います。
社内文書とは
「社内文書」とはおおむね書式が定められているものです。
というのも「社内文書」というものは、社内の業務の進捗状況を文書化して記録していくものなので、人によってまちまちだと後々困るからです。
書式は送る相手によって違いがあるかもしれませんが、だいたい同じ書式を用いるものです。
また書式が社内で決まったものが用意されているなら、それに習って作成しましょう。
社内文書を書くときの注意点
- あいまいな表現は避けましょう
- 文章は短く簡潔に
- まず結論、そして原因、経過、自分の意見の順で構成しましょう
- 警護の使い分けに注意
- 日時などの事実を必ず併記すること
- 提出期限は厳守
社内文書の種類
指示書・命令文書
命令書、指示書、通達、決裁書など
連絡・調整文書
業務連絡、紹介文書、依頼書、回覧文書、支持文書、通知文書など
報告・届出文書
日報、月報、出張報告書、参加報告書、調査報告書、事故報告書、計画書、企画書、稟議書、上申書など
記録・保存文書
議事録、帳票書、人事記録など
社内文書の基本テンプレート
引用元：社外文書の構成
①文書番号、②発信年月日
書類整理をするため、発信日を必ず記載しましょう。
また会社ごとの文書種類を識別する番号がある場合はその規則に従いましょう。
③受信者名
宛名のことです。
先方の手元に届けるために、「営業部長殿」のように役職名に「殿」をつけてください。
ちなみに部署名なら「御中」です。
氏名は原則フルネームで記載してください。
④発信者名
文書を作成・発信した者の社名・部署名・名前を記載しましょう。
宛名の一段下に記載します。
「総務課」「人事部」などのように、部署名だけを記載するケースもあります。
⑤件名（表題）
内容が一目でわかるように記載しましょう。
⑥前文
「社内文書」では不要です。
⑦主文
「結論」⇒「原因」⇒「経過」⇒「意見」の順に書くのが基本です。
原則的に「ですます調」の敬体で書くものなので、尊敬語などを使わないように注意しましょう。
⑧末文、⑨結語
「社内文書」では不要です。
⑩記書き
用件のことです。
「記」の下に箇条書きで用件を書きましょう。
日時・場所は必ず表記して、以降は必要に応じて加筆していってかまいません。
⑪同封書類
同封書類がある場合にのみ記載しましょう。
⑫記書きの結語
本文の結語とはことなり「以上」と記載して結びましょう。
⑬担当者名
記書きの内容を担当する人間の部署名と名前、連絡先を記載しましょう
その他社内文書のパターン
社内文書の基本形は上記のとおりになります。
前述のとおり社内文書にもさまざまな種類がありますが、それぞれに対して社内の定型書式であったり、あるいはネット上にたくさんのテンプレートがありますので、それらを参考にして作成していけばよいでしょう。
社内文書のテンプレートに関しては、以下のサイトに多くの情報が掲載されていますので、ぜひ一読することをお勧めします。
【執筆者：北村宣晃】
